Surat Menyurat

1.   Surat Menyurat  

Dalam hal ini tugas-tugas umum dijalankan dalam tahap penciptaan, tahap penggunaan dan tahap pelestarian. Adapun prosedur administrasi yang dijalankannya ialah sebagai berikut :

a.  Prosedur Penerimaan Surat Masuk 

Surat yang masuk dari berbagai pihak dimasukkan kedalam administrasi bagian umum. Bagian umum mengolah surat masuk tersebut kemudian di ekspedisi kepada  General Manager  perusahaan. Setelah diproses,  General Manager memberikan balasan surat masuk yang disebut surat keluar. 

Dalam prosedur surat masuk terdapat hal yang perlu diperhatikan yaitu  

• Mengadakan surat masuk 
• Mengentri data surat masuk 
• Memfilekan surat masuk 
• Mengarsip surat masuk 

b.  Penggolongan Surat Masuk   

Dalam penggolongan surat masuk terdapat beberapa ketentuan yang mengatur atau menetapkan sesuatu hal, yaitu : 

• Bentuk penanganan surat 
• Keputusan (K) 
• Instruksi     (I) 
• Edaran        (E) 
• Pengumuman (Pm) 

c.  Formulir dan Buku Agenda Surat Masuk 

Formulir pengendalian surat masuk dipergunakan untuk mencatat data yang ada pada surat masuk yang dipergunakan untuk mengendalikan dan atau mengarahkan surat masuk. 

d.  Pemberian Kode Surat masuk 

Pemberian kode surat masuk dicatat pada agenda surat masuk dan pengendalian surat masuk, ditulis lengkap sesuai identitas yang ada pada surat tersebut. Pemberian kode surat masuk diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai berikut : 

Kode surat masuk untuk surat yang mengatur yaitu : 

                              1.  2 / 3 / 4 

Keterangan : 

1 = nomor urut 

2 = kode bentuk penuangan 

3 = kode organisasi pengirim 

4 = tahun pembuatan 

Kode surat masuk untuk Nota Dinas yaitu : 

                                1 / 2 / 3 / 4 

Keterangan : 

1 = nomor urut 

2 = kode masalah 

3 = kode jabatan penandatanganan 

4 = tahun pembuatan 

Kode surat masuk dalam bentuk facmile yaitu : 

                                 1 / 2 / 3 

Keterangan : 

1 = nomor urut 

2 = kode instansi pejabat penandatanganan 

3 = tahun pembuatan 

e. Tahap Pengolahan Surat Masuk 

Untuk menangani surat masuk para petugas wajib mengikuti tahap-tahap berikut :

• Penerimaan Surat
  Dalam menerima surat sekretaris harus menandatangani tanda terima, sebelumnya surat diperiksa terlebih dahulu 
• Pencatatan Surat
  Surat masuk diberi nomor agenda, tanggal surat masuk, kode masalah dan kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat masuk deberi lembar pengendalian surat masuk untuk mempermudah identifikasi surat. 
• Menyortir Surat
  Menyortir surat meliputi tugas-tugas sebagai berikut : 
• Menyortir surat menurut tanggal penerimaannya. 
• Menggolongkan surat menurut jenisnya. 
• Pendistribusian
  Setiap surat yang telah dibaca, surat harus didistribusikan ke bagian-bagian dengan buku ekspedisi sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
• Penyimpanan Arsip
  Menyimpan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 
• Menyusun arsip ke dalam folder menurut kode atau sub masalah. 
• Tanggal surat masuk dan keluar beserta masalah yang tertera dalam surat tersebut dicatat di buku petunjuk. 

f. Prosedur Surat – surat keluar 

Dalam penanganan surat keluar penulis melakukan pengentrian surat keluar. Pengentrian surat keluar di komputer menggunakan Microsoft Accees, pengisian tersebut berdasarkan : 

• Kode masalah 
• Tahun agenda 
• Nomor surat 
• Konseptor 
• Unit pengolah 

g.   Penggolongan Surat Keluar 

Dalam penggolongan surat keluar meliputi kegiatan yaitu : konsep, pengetikan, pengesahan, penomoran, pencatatan, penggandaan, pengiriman, dan perorangan. 

Pengolahan surat keluar meliputi surat yang mengatur dan surat yang  t idak mengatur. Pengolahan surat keluar untuk surat yang mengatur terdiri dari : 

• Konsep
  Konsep ini memiliki keputusan yang dibuat oleh bagian hukum. 
• Penetapan
  Hasil perumusan perancangan keputusan diparaf oleh konseptor, kepala staf terkait dalam pemimpin. 
• Pengetikan
  Setelah ditetapkan, rancangan keputusan diketik rangkap tiga (3) dalam bentuk asli oleh konseptor. 
• Pengesahan  
• Rancangan keputusan  
• Pemberian nomor dilakukan oleh unit tata usaha setelah keputusan tersebut ditanda tangan oleh pemimpin. 
• Pemberian stempel. 
• Penyimpanan  
• Lembar asli I beserta rancangannya disimpan oleh unit tata usaha 
• Lembar asli II disimpan oleh bagian hukum